Notes: Manajemen Krisis #KelasPR #AkademiBerbagi

Krisis pada sebuah perusahaan / organisasi dapat terjadi sewaktu-waktu. Penanganan krisis yang baik mutlak dibutuhkan untuk menyelesaikan krisis tersebut secara tepat dan efektif, serta untuk menghindari resiko yang lebih besar & potensi ekses yang ditimbulkan.

Langkah yang paling utama dalam melakukan komunikasi dan penanganan krisis adalah research posisi dari perusahaan / organisasi yang diwakili. Apakah termasuk kepada kategori yang mudah menyebabkan krisis atau cenderung aman dari krisis. Posisi ini dipengaruhi banyak faktor, namun arahkan perusahaan / organisasi ke posisi dengan atmosfir optimis dan emosional yang baik. Pemetaan posisi yang cermat akan membawa kepada bagaimana cara metode public relation, communication &  cricis management yang tepat.

Berikut langkah-langkah yang dapat diambil dalam penanganan krisis;

  1. Analisa dan identifikasikan tujuan penangan krisis. Ini yang menjadi visi dan sinergi dalam setiap aktifitas penanganan krisis. Sehingga terfokus pada pencapaian tujuan yang sama.
  2. Analisa dan identifikasi Audiences : (Primary audience, secondary audience, serta media /pers). Audience secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut ;
    1. public (customer),
    2. pers,
    3. employee,
    4. dunia usaha,
    5. goverment
  3. Analisa strategi penanganan krisis di tiap-tiap stake holder. Dalam menyusun strategi dapat mempertimbangkan hal-hal berikut;
    1. Manfaatkan PR consultant.
    2. Manfaatkan nara sumber ber-lapis : dari pimpinan perusahaan, staff PR serta 3rd party endorser
  4. Diseminasi prosedur penanganan krisis yang telah disusun terutama kepada karyawan perusahaan / organisasi.  Hal ini dilakukan untuk dapat memberi statement yang jelas kapada karyawan & untuk menghindari kegelisahan. Dengan melakukan pendekatan ini, maka secara tidak langsung karyawan dapat sekaligus berperan sebagai agent komunikasi dari perusahaan / organisasi, paling tidak untuk lingkungan sekitarnya masing-masing. Dalam diseminasi informasi kepada karyawan dapat dilakukan melalui;
    1. Bentuk chain agent meeting ; dengan membuat rantai distribusi informasi mulai dari pucuk pimpinan perusahaan / organisasi sampai kepada seluruh karyawan.
    2. Sediakan hotline channel ; layanan hotline dapat digunakan sebagai rujukan bagi para karyawan dalam mendapatkan informasi yang valid dan memantau perkembangan penanganan krisis.
  5. Lanjutkan diseminasi informasi & penanganan kepada audiences yg telah diidentifikasi dan dipetakan sebelumnya. Tentukan siapa dari pihak perusahaan / organisasi yang tepat untuk menyampaikannya dan kepada segment stake holder yang mana. Tiap-tiap stake holder baiknya ditangani oleh pihak-pihak yang relevant baik itu dari internal perusahaan / organisasi maupun pihak external sebagai partner atau endorser. Salah satu penanganan yang dapat dilakukan adalah dengan menerbitkan FAQ bagi seluruh lapisan PIC untuk menyamakan jawaban atas potential question yang muncul dari setiap stake holder (audiences). FAQ ini tentunya disusun sesuai dengan analisa kebutuhan dan tingkat konsumsi di tiap-tiap stake holder nya.
  6. Lakukan penanganan tersebut secara cepat, proactive dan responsif, bahkan dimulai sejak masa 24 jam pertama dari terjadinya krisis. Lakukan penanganan secara terus menerus sampai krisis berhasil ditangani, dengan mengukur tingkat pencapaian atas tujuan penanganan krisis yang telah ditentukan sebelumnya.
  7. Lakukan monitoring terhadap progress & effect yang ditimbulkan dari penanganan yang berjalan, evaluasi dan sesuaikan metode dan detail penanganan selanjutnya terhadap kondisi terkini.
  8. Ukur keberhasilan penanganan krisis, baik yang terjadi di internal maupun external perusahaan / organisasi. Pengukuran keberhasilan internal sekaligus dapat dijadikan sebagai fungsi audit atas communication flow pada perusahaan / organisasi, untuk mengidentifikasi gap yg terjadi untuk dilakukan penanganan yang diperlukan.

 

 Dirangkum dari #kelasPR #akademiberbagi, materi disampaikan oleh Indira Abidin (Fortune PR)

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s